科研必备基本功,研究生必须掌握有效的英文电子邮件沟通

与QQ,微信和电话等实时通讯不同,电子邮件(E-mail)——作为一种书面性的沟通方式,是一个很有价值的工具,是具有法律效力的。

电子邮件有许多不同的用途,是联系朋友、与未来海外导师沟通、请求信息、申请海外工作和奖学金,甚至是求取SCI论文全文的必要途径。根据发送邮件的目的、形式、预期受众和预期结果上的不同,电子邮件也会不尽相同。然而,并非所有人都熟知这些细节。

什么时间发送电子邮件能够达到最有效的沟通?什么时候需要发送简短的邮件?什么时候发送更长、更专业的电子邮件?在特定的任务下,如何决定使用什么样的写作风格?请继续阅读,小编与大家一起寻找这些问题的答案。


在什么时候使用电子邮件,是合适的沟通方式?

在以下情况下,电子邮件是传递信息的好方式。

1. 想分享的信息没有时间敏感性。发送电子邮件的行为是即时的,但这并不意味着作者可以期待即时的回应。对于许多人来说,保持电子邮件通信是他们工作的一部分,但是他们只在正常的工作时间内进行。除非你的读者另有承诺,否则默认读者们可能需要几天时间才能回复你的信息。

2. 需要对沟通进行书面记录。如果你需要回溯某人在先前的信息中所说的话,提供某种证明(例如,证明你已经提供了项目的细节,对方应许加你为共同第一作者),或者回顾一个重要会议或备忘录的内容,那么保存重要的电子邮件会很有帮助。

3. 需要给某人发送一个电子文件。比如一门课程的PPT文档,一个充满数据的电子表格,或者你发给导师的SCI论文手稿。

4. 需要与很难通过电话联系到的人取得联系。不定期来学校的人,或不在同一个地区,甚至不在同一个国家。例如,小编有时候在学校的数据库里找不到某个论文的全文,就通过电子邮件与通讯作者联系,索要全文。

5. 需要快速地将信息分享给大量的人。例如,一份需要发给整个实验室人员的组会通知。


在什么情况下,电子邮件不是一种合适的沟通方式?

在以下情况下,电子邮件不是一种有效的沟通方式。

1. 需要传递的信息又长又复杂,或者需要额外的讨论,而这些讨论最好是面对面地完成。例如,如果你想从你的导师/老板那里得到关于你工作的反馈。如果你向导师提出问题,且该问题不仅仅需要一个 "是/否 "的答案或简单的解释,那么,你应该安排一次会议,而不是发送一封电子邮件。

2. 需要沟通的信息是高度保密的。电子邮件永远不会是私人的! 请记住,你发送的信息可能会在你不知情的情况下被转发给其他人。同时,你的电子邮件总是存储在服务器上,“感兴趣的人”可以很容易地检索到它,即使你已经删除了信息,并认为它已经永远消失了。

3. 传递的是情绪化的信息。电子邮件信息的语气很容易被误解。如果你犹豫要不要当着别人的面说些什么,就不要写在邮件里。

谁是你的受众?

不同的人对电子邮件有不同的看法,所以了解受众的期望总是很有帮助的。例如,有些人认为电子邮件是一种快速和非正式的沟通形式——一种打招呼(Hello)或问一个快速问题的方式。

然而,另一些人则认为电子邮件只是一种传递正式信件的便捷方式。这些人可能会认为非正式的电子邮件是粗鲁或不专业的。

像这样的信息可以发给你的朋友,但绝不能发给你的教授/导师。

Hey David,
Are U available this afternoon? I would like to discuss with you how to prepare my thesis.
Mike

显然,高情商的你不会给教授发这样的邮件,但让我们仔细研究一下这封邮件对读者和他们的期望做了哪些假设。首先,这封邮件的语气非常随意,它假设读者知道发件人是谁,并且与发件人有密切的个人关系。因为它包含了对 "thesis "的含糊提及,所以这条信息还假设读者熟悉手头的主题。作者还对读者对发送即时消息或短信时,经常使用的语言的舒适度做了一个隐含的假设。"U "可能会被一些读者认为是作者懒得打出 "you "字的信号。

对受众的期望做出假设,会增加你的信息或其语气被误解的风险。为了确保你的信息达到预期的效果,使用以下问题来帮助你思考你的受众和他们的需求:谁是你的受众?你的受众多长时间使用电子邮件进行沟通?你的受众与你是什么关系——例如,读者是你的老师吗?你的老板?朋友?陌生人?你对他们有多了解?在社交场合,你会如何与他们交谈?


你想让你的听众对你有什么看法或假设?你想给人留下什么样的印象?


一封有效电子邮件的重要组成部分

1. 主题行

电子邮件的主题行就像一篇文章的标题,应该传达即将发送的信息的要点,或你希望读者了解的想法。因此,要尽可能的具体。单词主题,如 "你好"、"问题 "或 "仅供参考",没有信息量,也不能让读者了解你的信息有多重要。如果你的信息是有时间敏感性的,你可能需要在主题行中加入一个日期,比如 "1月7日星期四的会议"。思考一下你收到的电子邮件的主题行。你认为哪些是最有效的?为什么?

2. 称呼与结尾语

恰当使用一些称呼与结尾语是十分必要的。直入正题而不使用称呼,信件结尾不使用结尾语,都是不礼貌的。也许由于不了解你的受众,你可能会对如何称呼他们或使用结尾语(Best or Sincerely?)感到困惑。尽管如此,做出某些努力总是更好。小编的金标准是:在有疑问的情况下,对别人的称呼要正式一些,以免得罪他们。一些常见的称呼读者的方式有:

Dear Prof. Chen/Dr. McLean,

Hello, Ms. Woodcock,

Hi, Xiangdong,

如果你不知道你所要联系的人的名字,或者如果电子邮件所针对的是一个不同的群体,可以尝试一些通用的,但有礼貌的称呼。

To whom it may concern,

Dear member of the USUIC,

Hello, everyone,

Dear all,

在电子邮件的结尾处,可以使用一些简短但友好的“结尾语”。当然,对于大多数信件来说,只是书写你的名字也是可以的。

Thanks a lot,

Best wishes,

Have a good day/week,

Warm regards,

对于非常正式的信息,如求职申请,使用你可能在商业信函中看到的那种结尾:

Sincerely,

Respectfully yours,

你的结尾签名非常重要,因为它能让读者知道是谁在联系他们。在信息的结尾处一定要署上你的名字。如果你对读者不是很了解,你也可以考虑附上你的头衔和你所属的组织,例如:

具体例子:


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